なぜ口頭で済む用件もチャットでするのか？への私なりの回答
新卒の方々や他社(特に他業種)から転職してきた方々に、
「なんで口頭ですぐ済む用件をわざわざチャットに書くんですか？」
と本当によく言われます。
「あー、結構この業界ってそういう感じなんですよー」とかいつもはホント、テキトーな事を言うんですが(ごめんなさい)、口頭じゃなくてチャットを使う個人的メリットをちょっと考えてみるとします。
メリット
- 履歴(ログ)が残る
- 今近くに居ない人にも話しかけられる
- 伝えるのが面倒な内容を伝えられる
- みんなに話しかけられる
- 内緒話が出来る
って感じで5つ思いつきました。
履歴(ログ)が残る
ログが残る⇒忘れても読み返せる！
忘れがちな方に最適。
因みにchatworkだとチャット内容をタスク化する機能がありTo来た時点で日時&担当者指定してタスク化できるのでこりゃさらに便利。
今近くに居ない人にも話しかけられる
別部署の人・別の階の人・別拠点の人・別会社の人とか状況は様々ですが、とにかくすぐに口頭で話せない人にも、チャットなら大丈夫。喋りに行くのめんどくさい。
因みに私がよくあるのは、MTG・遅刻・トイレ等の離席中のパターン。
伝えるのが面倒な内容を伝えられる
上司に(簡単に)伝える必要があったり、伝える内容がURLだったり、その他にも相手の手間や時間をとる作業をお願いするときやお断りするとき等に便利です。
xxの件の作成お願いできますでしょうか＞＜
よろしくお願いいたしますmm
(※引用機能を使っていますが単なる例です)
っていうのがよくあって、こういうのはチャットの方が個人的に気が楽です。
因みに漢字で書ける部分も平仮名を使う・軽度の顔文字をつける、という日本語の妙なテクニックが存在したりしますがそれは別の話。
みんなに話しかけられる
みんな(複数人)に意見を求めるとき、みんなに周知したい時に便利です。
「このアンケート全員返信お願いします」
「明日急ですがお休み頂きます」
とかですね。
内緒話が出来る
内密な相談から昨日のテレビの話まで、何でもござれ。
どうでもいいですが真剣なMTGの途中で個人間のチャットにおもしろ画像を投稿したりすると怒られます。
と、まあ5つあげましたが、私が一番メリットに感じているのがこの5つ全てを使ったものです。といっても状況がそろえば5つ全部使うって感じです。
つまり：
みんなが見ているチャットで近くに居ない人に履歴を残しつつ伝えるのが面倒な内容を伝え、裏で内緒話をする
というもの。
前述した内容を例にとると(相手が近くに今居ないと思って下さい)、
まず↓これをみんな(複数人)の居るチャットで書きます。
xxの件の作成お願いできますでしょうか＞＜
よろしくお願いいたしますmm
なぜみんなの居るチャットに書くのか。
このログを残す意図なんですが、この時に使うのは「私が仕事の依頼をした事を相手以外の関わる人みんなにもオープンにする」という意図があります。
相手の周りの人が工数調整してくれたり、相手にリマインドしてくれたりするかもしれないという淡い期待があります。あと「私は依頼しました!」っていう保身w
んで、出来るだけ間を置かずに個人間のチャットで
○○さんお忙しいのにすみません、さきほど別チャットで依頼したxxの件、
お手数おかけしますがよろしくお願いします！
と相手を気遣うフォローを入れる。まあここまでやれば(たぶん)大丈夫です。
デメリット
- 履歴(ログ)が残る
- 説明が長文になりがち
- 相手の感情が分らない
- 便利なはずの通知が邪魔
さてデメリットはこの4つかな、と。
履歴(ログ)が残る
履歴に残したくない会話もあるものです。きわどい話したりとか。
投稿を削除するボタンはありますが、システム管理者はすべてのログが見れたりしますしね。
説明が長文になりがち
これもありがちです。因みに今この記事ここまでで1520文字書いてるらしいんですが、口頭で伝えれば2〜3分ですむでしょうね。
相手の感情が分らない
これ結構困ったもんで、すごく急いでいたり、怒っていたりする場合があって、ただ文字だとどういう状況で書かれたのかが読み取れないので相手をさらに怒らせちゃったりします。
こういうのが辛いので、エモコンが付けられたり、メリットのとこに書いた妙なテクニックが存在するわけです。かといって真面目な話の中でエモコンや顔文字使うと「なめてんのか？」って思う人も居るみたいですね。節度節度:P
便利なはずの通知が邪魔
自分の参加するチャットで会話があったときやTo自分に話がふられた時に、アイコンが飛び跳ねたりタスクバーが光ったり作業中のウィンドウのどこかにポップアップ通知がきたりすると思うんですが、結構邪魔です。
作業中の自分の集中力がそがれる程度なら通知オフにする等の対応で別に良いんですが、困るのが他の人に自分の画面を見せながら説明しているとき。
特に誰かが急に自分の席にきてチャットをオフする暇がなかったときに困ります。
説明相手の集中力もそぐし、あと、世の中にはどういうロジックなのか
「チャットしてる＝仕事してない!」
と決めつける人も居るので厄介です。
過去に実際それでチャットの使用をチーム全員禁止された事があります(現職ではないです)。
あと細かいですが、通知が来ているとその下の押したいボタンが押せないとかあります。
んで結局どうなのか
ここまで書いといてやっぱりですが、私の場合、慣れるとデメリットは気になりません。
メリットを享受して文明の進歩に感謝しております。
サンキューファーザーマザーアンドテクノロジー！
あと言うまでもないとは思いますが一応言っておくと、口頭フォローが必要・重要だったりする場合もあるのでチャットだけに頼らないでね＞＜
というところです。
それでは、よい週末を！
(次から冒頭の質問をされた場合は、もう面倒だしこの記事のURLをチャットに貼る事にしよっと)
